そのまま読むと、
契約、提案書 & RFP
となります。
契約書、提案書は誰でも分かるでしょう。
でもRFPはシステム業界以外の方には、馴染みが無いかもしれませんが、IT調達ナビさんが、
RFPとは“Request for Proposal”の略で、日本語では「提案依頼書」と言います。企業が情報システムの導入や業務委託を行うにあたり、発注先を選定するために、候補となるシステム開発会社に具体的な提案を依頼する文書です。システムの目的や概要、要件や制約条件などが記述されています。
と分かり易くまとめてくれていますので、参考にして下さい。
前置きはこれくらいにして今回もDescriptionから読んで行きます。
Create proposals with custom fields and variables to insert information like names, product descriptions, case studies, images, RFP responses in one content library.
とのことですが、
カスタム フィールドと変数を使用して提案を作成し、名前、製品説明、ケース スタディ、画像、RFP 回答などの情報を 1 つのコンテンツ ライブラリに挿入します。提出する客先向けに項目や内容を入れ替えることができる雛形となる標準提案書を用意しておきます。そして案件の都度、相手先の社名、製品詳細、事例、製品イメージ、RFPへの回答などを入れ込んで提出します。
と少々大盛にしました。
また、Typical Functionalityは、
Approval roles and routing
（作成した文書の承認者とその順番を決める機能）
Content & RFQ response repositories
（資料や文書と見積もり依頼書に応じて提出した見積書の一括保存機能）
Esignatures and invoicing
（署名と請求書発行機能）
といったところでしょう。
ここでは先ほどのRFPではなくRFQが出てきましたが、
「RFQ」とは（Request for quotation）の略であり、日本語で「見積依頼書」です。
商品やサービスの購入を検討する際に、重要なのが「見積り」ですが、提供するサプライヤーに見積を依頼する時に口頭やメール文では十分な情報を与えることは難しいです。希望する内容・条件を明記した「RFQ」見積依頼書が必要になります。
とintra-mart Procurement Cloudさんが説明してくれています。
RFPもRFQも全ての顧客から出てくるわけではありませんし、もっと言うと自社に何が必要なのかを分かっていない会社もあります。
そういった場合に時々出てくるのは「タイプＡ、タイプＢ、タイプＣに分けて提案してみてよ」なんていう曖昧な依頼です。
この場合、色々と質問してくるものの契約に至ることは稀で、所謂「話好きは買わない客」に近いパターンです。
もっと酷い話は、日本を代表する電気メーカーの某事業部の課長さんの話で、色んな会社の営業担当者を呼びつけては、技術者の同席を要求した上で詳細な提案書を提出させます。
でも、その提案書の利用目的は自身の社内提案（改善の為に頑張ってますよアピール）の為であって、導入を前提とした稟議書を書くことはありません。
恥ずかしながら私も1回ひっかかりましたが、同業他社の何人もが同様の経験をしていて、挙句の果てに言われたことも「君の提案の程度が低かったから事業部長から却下された。」と同じでした。先輩からは「これも経験だ。」と助言されましたが、以降は肝に銘じるようにしました。
逆に、ベンダーへの要請内容を依頼をしっかり書いてくれる顧客/ユーザーもいます。金額も含めて厳しい内容が多かったと記憶していますが、しっかり対応すれば契約率は高かったですし、後で「言った言わない。」も発生しませんでした。
もっとも私が駆け出しだった頃はFAXでのやり取りでしたが、1995年前後に各社でe-mailの導入が始まってからは、文書でのやり取りが加速しました。
更には、全く知らない顧客/ユーザーからの見積もり提案要請が自社のwebsite経由で突然来るなんてこともこの頃から増えました。
今日では、当たり前になっているのかも知れませんが、ユーザー側からすると何社へも提案/見積依頼をし易くなった半面、ベンダー間の競争が激しくなっているわけで、先のDescriptionにあったように、可変部の入れ替えをするだけで完成する標準提案書的なシステムの必要が高まったのかも知れません。
毎度のことながら今回も話が大幅に脱線しましたが、最後に、
の一番目に挙げられている、upland Qvidianのwebsiteを見てみると、
Proposal Management & RFP Response Software
（提案書管理機能とRFPへの対応を支援するソフトウェア）
と書かれていますが、
Help teams collaborate to create stand out proposals and RFP responses quickly, shorten sales cycles, track results, and score more wins.
つまり、
チームで協力して優れた提案とRFPへの回答書を迅速に作成することで、短期間で商談を進めて進捗を確認しながら、より多くの案件を獲得します。
のような業務に対して支援してくれるそうです。
日本の多くの会社では、今でも担当の個人管理が多いのかもしれませんが、ある程度システマティックに数多くの商談機会に対応して行くには、こういった製品/サービスが欠かせないのでしょう。
